2015年10月21日（重阳节）下午，御花园老年公寓“老人理事会”筹备会议在会议室召开。董事长宋华西、总经理吕洪义出席并主持了会议，参加会议的代表有王恩义、孙元松、刘志刚、抗战老兵王洪昌、退休老干部宫贤忠及其亲属做为特邀代表参加了会议，服务部刘经理、后勤部姜经理等参加了会议。
　　董事长宋华西首先祝贺老人们节日愉快，讲述了成立老人理事会的初衷和宗旨，主要目的是为了让老人们在御花园生活得更加愉快和幸福。
会议讨论并通过了“御花园老人理事会章程。”宋董事长提议设立“御花园老年帮扶基金，资金来源主要来自社会赞助和捐赠。”主要用于入住老人危难情况的就急与帮扶。
　　会议经董事长提名、与会人员讨论，通过了相关理事会的人事安排，待理事会正式会议通过并予以公布。会议推举王洪昌、宫贤忠为名誉理事长。孙元松为理事长，王恩义、曲万芝、刘志刚为副理事长，刘志刚任娱乐部部长，曲万芝任卫生部部长、宫丽任监察部部长。会议历时两个多小时，入住老人积极配合献言献策，并定于2015年11月1日召开老人理事会第二次全体会议。